Schatten-IT: Chancen, Risiken und Wege zur IT-Sicherheit

Heutzutage weit verbreitete Phänomen, das die Transformation zum Modern Workplace behindern kann. Durch Citizen Development können Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse eigene Anwendungen erstellen, was zu Schatten-IT führen kann.

Indem Unternehmen proaktiv handeln und klare Richtlinien und Prozesse implementieren, können sie die damit verbundenen Risiken minimieren und die Cloud Sicherheit und Effizienz ihrer IT-Landschaft verbessern.

Was ist Schatten IT?

Schatten-IT beschreibt informationstechnische Systeme, Prozesse und Organisationseinheiten, die in den Fachabteilungen eines Unternehmens neben der offiziellen IT-Infrastruktur und ohne das Wissen des IT-Bereichs angesiedelt sind.

Was sind mögliche Beispiele von Schatten-IT?

Typische Beispiel sind neben Software-Nutzungen auch die Nutzung von Hardware und nicht offiziellen Services.

Beispielsweise SharePoint, dataverse und künstliche Intelligenz sind hierbei weit verbreitet.

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SharePoint

Fachabteilungen nutzen häufig eigenständig SharePoint, um Prozesse schnell zu vereinfachen, ohne auf die IT-Abteilung warten zu müssen. Diese Flexibilität ermöglicht es ihnen, effizienter und agiler zu arbeiten, kann jedoch auch zu Sicherheitslücken und ineffizienter Ressourcennutzung führen.

Künstliche Intelligenz (KI)

Mitarbeiter könnten KI-Modelle oder Cloud-basierte KI-Dienste nutzen, um spezifische Probleme zu lösen und ihre Arbeitsweise zu optimieren, was zu Datenschutz- und Sicherheitsproblemen führen kann.

Der Hauptvorteil hierbei ist, dass sie durch den Einsatz von KI effizienter arbeiten möchten, indem sie Aufgaben automatisieren und schneller auf Datenanalysen zugreifen können. Diese Eigeninitiative erfolgt oft ohne langwierige Genehmigungsverfahren, was die Attraktivität solcher Lösungen erhöht.

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Was ist die Ursache?

Die Gründe für das Entstehen von Schatten-IT sind vielschichtig und können oft auf strukturelle Probleme oder unzureichende Kommunikation zurückgeführt werden.

1. Mangelnde Anpassungsfähigkeit der offiziellen IT-Ressourcen:

In vielen Unternehmen entsprechen die vorhandenen IT-Ressourcen nicht immer den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen der einzelnen Abteilungen oder Mitarbeiter.

Es kann sein, dass die vorhandenen Systeme zu komplex oder zu unflexibel sind, um den individuellen Arbeitsabläufen gerecht zu werden. In solchen Fällen suchen Mitarbeiter nach alternativen Lösungen, die besser auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

2. Kommunikationsprobleme zwischen den Abteilungen:

Ein weiterer häufiger Grund für das Auftreten von Schatten-IT sind Kommunikationsbarrieren zwischen den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens.

Wenn die IT-Abteilung nicht ausreichend mit anderen Bereichen wie beispielsweise dem Marketing, der Vertriebsabteilung oder den operativen Teams zusammenarbeitet, kann es vorkommen, dass die Bedürfnisse und Anforderungen dieser Abteilungen nicht angemessen berücksichtigt werden.

Dies führt dazu, dass Mitarbeiter eigenständig nach Lösungen suchen, ohne die IT-Abteilung einzubeziehen.

3. Suche nach effizienteren Lösungen:

Mitarbeiter sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Arbeit effizienter und produktiver zu gestalten.

Wenn sie das Gefühl haben, dass die offiziellen IT-Ressourcen ihre Anforderungen nicht optimal erfüllen, sind sie möglicherweise versucht, auf eigene Faust nach alternativen Lösungen zu suchen.

Dies kann dazu führen, dass sie nicht autorisierte Software oder Dienste verwenden, um ihre Arbeitsprozesse zu optimieren, ohne sich der potenziellen Risiken bewusst zu sein.

Insgesamt ist Schatten-IT oft das Ergebnis von strukturellen Problemen innerhalb eines Unternehmens, wie unzureichende Anpassungsfähigkeit der IT-Systeme, mangelnde Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sowie dem Bedürfnis der Mitarbeiter nach effizienteren Lösungen für ihre tägliche Arbeit. Um Schatten-IT effektiv zu bekämpfen, ist es wichtig, diese zugrunde liegenden Ursachen zu verstehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um sie anzugehen.

Welche Risiken und Auswirkungen hat Schatten-IT?

Der Einsatz von Schatten-IT kann schwerwiegende Konsequenzen für Unternehmen haben und eine Vielzahl von Risiken und Auswirkungen mit sich bringen, darunter:

1. Sicherheitslücken:

Eine der gravierendsten Folgen von Schatten-IT sind Sicherheitslücken. Da nicht autorisierte Systeme und Anwendungen oft nicht den Sicherheitsstandards und -richtlinien des Unternehmens entsprechen, sind sie anfälliger für Hackerangriffe, Malware-Infektionen und andere Sicherheitsbedrohungen.

Dies gilt insbesondere für SharePoint On-Premise-Installationen, die nicht ordnungsgemäß gepatcht oder gesichert sind.

2. Datenschutzverletzungen:

Der Einsatz von nicht autorisierter Software oder Dienste kann zu schwerwiegenden Datenschutzverletzungen führen.

Da diese Systeme möglicherweise nicht den geltenden Datenschutzgesetzen und -richtlinien entsprechen, können sie dazu führen, dass sensible Informationen ungeschützt sind oder in die falschen Hände geraten.

Dies kann nicht nur zu rechtlichen Konsequenzen führen, sondern auch das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner beeinträchtigen.

3. Kompatibilitätsprobleme:

Schatten-IT-Lösungen sind oft nicht nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert und können zu Kompatibilitätsproblemen führen. Dies kann zu Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb, ineffizienten Arbeitsabläufen und erhöhtem Supportaufwand führen.

Darüber hinaus kann es schwierig sein, Daten zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen und zu synchronisieren, was die Effizienz und Produktivität beeinträchtigen kann.

4. Verlust der Kontrolle über die IT-Landschaft:

Der Einsatz von Schatten-IT kann dazu führen, dass die IT-Abteilung die Kontrolle über die gesamte IT-Landschaft des Unternehmens verliert.

Erhöhte Kosten, die durch die Nutzung nicht autorisierter Business Applications entstehen und zu ineffizienter Nutzung von Ressourcen und erhöhten Sicherheitsausgaben führen können. Dies kann zu einer Fragmentierung der IT-Landschaft führen und die Sicherheit und Effizienz beeinträchtigen.

5. Erhöhte Kosten:

Schatten-IT kann auch zu erhöhten Kosten für Unternehmen führen. Dies kann durch den Kauf von nicht autorisierter Software oder Diensten entstehen, die möglicherweise nicht optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind und daher ineffizient genutzt werden.

Darüber hinaus können die Kosten für Sicherheitsvorkehrungen und Compliance-Maßnahmen steigen, um die Risiken im Zusammenhang mit nicht autorisierter IT zu minimieren.

Insgesamt birgt Schatten-IT eine Vielzahl von Risiken und Auswirkungen für Unternehmen, darunter Sicherheitslücken, Datenschutzverletzungen, Kompatibilitätsprobleme, Verlust der Kontrolle über die IT-Landschaft und erhöhte Kosten. Um diese Risiken zu minimieren, ist es wichtig, proaktiv zu handeln und klare Richtlinien und Prozesse zu implementieren, um die Nutzung nicht autorisierter IT-Ressourcen zu kontrollieren und zu regulieren.

Gibt es Vorteile von Schatten-IT?

Obwohl Schatten-IT mit Risiken verbunden ist, gibt es auch einige potenzielle Vorteile. Dazu gehören eine schnellere Einführung neuer Technologien, eine höhere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sowie eine verbesserte Nutzerzufriedenheit. Dennoch überwiegen in der Regel die Risiken die potenziellen Vorteile.

Der Weg zurück zur IT-Sicherheit: Wie können Sie Schatten-IT erkennen und beseitigen?

Die Bekämpfung von Schatten-IT erfordert eine umfassende Strategie, die auf einer besseren Kommunikation, Zusammenarbeit und klaren Richtlinien basiert. Power Platform kann als potenzielle Lösung zur Minderung der Risiken eingesetzt werden. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um Schatten-IT zu erkennen und zu beseitigen:

1. Verstehen der Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter:

Der erste Schritt zur Bekämpfung von Schatten-IT besteht darin, die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter zu verstehen und zu adressieren.

Dies erfordert eine offene und transparente Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern, um herauszufinden, warum sie auf nicht autorisierte IT-Ressourcen zurückgreifen und welche Probleme sie damit lösen möchten.

2. Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit:

Eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen ist entscheidend, um Schatten-IT zu erkennen und zu beseitigen.

Dies kann durch die Einrichtung von regelmäßigen Meetings, Workshops und Informationsveranstaltungen erreicht werden. Unternehmen können Power Apps nutzen, um Vorlagen für gängige Geschäftsanwendungen bereitzustellen und Mitarbeiter in der Nutzung der Plattform zu schulen, um die Entwicklung und Nutzung von Schatten-IT-Systemen zu reduzieren.

Darüber hinaus sollten klare Kanäle für die Kommunikation zwischen den Abteilungen geschaffen werden, um Missverständnisse und Fehlkommunikation zu vermeiden.

3. Implementierung von klaren Richtlinien und Prozessen:

Um Schatten-IT effektiv zu bekämpfen, ist es wichtig, klare Richtlinien und Prozesse für die Nutzung von IT-Ressourcen innerhalb des Unternehmens zu implementieren.

Dies umfasst die Entwicklung und Durchsetzung von Richtlinien für die Genehmigung und Nutzung von IT-Systemen und Anwendungen sowie die Festlegung von Konsequenzen für die Nichteinhaltung dieser Richtlinien.

Darüber hinaus sollten Schulungs- und Schulungsprogramme angeboten werden, um die Mitarbeiter über die Risiken von Schatten-IT aufzuklären und sie für die offiziellen IT-Ressourcen des Unternehmens zu sensibilisieren.

4. Einsatz von Technologien zur Erkennung von Schatten-IT:

Technologische Lösungen können ebenfalls dazu beitragen, Schatten-IT zu erkennen und zu beseitigen. Dazu gehören beispielsweise Netzwerküberwachungstools, die verdächtige Aktivitäten oder den Einsatz nicht autorisierter Software erkennen können, sowie Endpunkt-Sicherheitslösungen, die dabei helfen, nicht autorisierte Anwendungen auf den Geräten der Mitarbeiter zu identifizieren und zu blockieren.

5. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Strategie:

Die Bekämpfung von Schatten-IT ist ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Überwachung und Anpassung erfordert.

Unternehmen sollten ihre Strategie regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie mit den sich ständig verändernden Bedrohungen und Herausforderungen Schritt halten können.

Dies beinhaltet auch die regelmäßige Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter sowie die Einbeziehung der gesamten Organisation in die Bemühungen zur Bekämpfung von Schatten-IT.

Expertentipp:
Low-Code-Entwicklungen können beispielsweise die Zusammenarbeit zwischen Business- und IT-Teams erleichtern, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, gemeinsam Anwendungen zu entwickeln, die die Bedürfnisse beider Seiten erfüllen. Darüber hinaus kann die Implementierung von Microsoft Copilot Studio dabei helfen, die Nutzung von Schatten-IT zu erkennen und zu kontrollieren, indem es Mitarbeitern eine sichere und konforme Möglichkeit bietet, KI-basierte Anwendungen zu entwickeln und zu nutzen.

Fazit

Insgesamt ist Schatten-IT ein weit verbreitetes Phänomen, das sowohl Chancen als auch Risiken birgt. Durch die Implementierung von DevOps-Prinzipien können Unternehmen eine kulturübergreifende Zusammenarbeit fördern, effiziente IT-Prozesse etablieren und sichere und zuverlässige IT-Lösungen für alle Mitarbeiter bereitstellen, wodurch die Notwendigkeit von Schatten-IT minimiert wird.

Für weitere Informationen und Unterstützung bei Shcatten IT stehen Ihnen Experten zur Verfügung.